公文書が「不存在」と言われたら？保存期間・保管先・別の文書を探す方法

情報公開を請求して、「対象の公文書は存在しない」と通知された。そこで調査が終わるとは限りません。

まず確かめたいのは、何を探した結果、どんな理由で「ない」とされたのかです。作成していない、保存期間が終わって廃棄した、別の機関が保有している――事情によって、次に探す資料が変わります。

通知書の理由を読み、公文書の目録やファイル管理簿で、文書名、保存期間、保管先を照合します。正式な議事録がなくても、開催通知や配付資料などから確認できることがあります。兵庫県の制度を例に、探し直す順序を説明します。

資料確認日：2026年10月5日

通知書の「理由」と、請求した文書の範囲を読む

最初に、自分の請求書と決定通知書を並べてください。請求した事業名、期間、文書の種類が、通知書の対象と一致しているかを確認します。

「○月の会議録」と請求した場合、その回答だけで、同じ会議の開催通知、出席者一覧、配付資料まで全てないと判断することはできません。何を対象として探したのかが大切です。

これは読み方の例で、通知書の文言が全国共通という意味ではありません。「不存在」としか分からない場合は、記載された担当課に理由を確認します。

兵庫県の公開請求の対象は、職員が職務上作成・取得し、組織的に用いるものとして実施機関が保有する文書や電磁的記録などです。「資料を新しく作ってほしい」という要望とは分けて考えます。兵庫県「公文書の公開の手続」

また、文書はあるが非公開情報を含むため公開しない場合と、そもそも保有していない場合も違います。決定の名称だけで判断せず、理由欄まで読みましょう。

人名で出なければ、事業名と年度から探し直す

兵庫県の公文書目録検索システムの案内から検索画面へ進むと、公文書の標題や保存期間などを探せます。県の案内では、2002年10月以降に県が収受・作成し、保有している公文書が対象です。

検索語は、次の順に変えてみてください。

1. 公表資料に載っている事業名や会議名を使う。
2. 長い名称の一部を取り出す。たとえば「○○地域振興に係る意見交換会」なら「地域振興」「意見交換」などに分ける。
3. 人名だけで探していた場合は、担当課や業務の名前に置き換える。
4. 実施年度に加え、準備した前年度、精算した翌年度も確認する。

ニュースで使われる呼び名と、役所の文書名が一致するとは限りません。「視察」ではなく「派遣」、「支払い」ではなく「支出」など、同じ仕事に別の名称が付いていることも考えられます。

見つかった文書は、標題、年度、担当部署、文書番号など、表示されている識別情報を控えます。検索結果は文書を特定する手がかりであり、本文が公開されたことを意味するわけではありません。

反対に、検索結果がゼロでも、それだけで「作成されていない」「隠している」とは判断できません。対象期間や登録範囲、検索語が合っているかを見直します。

ファイル管理簿で保存期間と保管先を確かめる

文書単位の目録で見つからないときは、関係文書をまとめたファイルの名前から探します。入口は、兵庫県の公文書ファイル管理簿の案内です。

兵庫県の公文書管理条例第7条は、管理簿にファイルの名称、保存期間、満了日、満了時の措置、保存場所などを記載すると定めています。一方、保存期間が1年未満のファイル等には、同条の記載義務の例外があります。公文書等の管理に関する条例・第7条

管理簿では、保存期間の「5年」「10年」だけを見ず、いつから数え、いつ満了するかまで確かめてください。自分で作成年に年数を足すと、実際の設定とずれることがあります。

満了時の措置が「廃棄」でも、それは満了時に予定する扱いです。すでに廃棄した日を示す記載とは限りません。条例には保存期間を延長できる規定もあるため、実際の廃棄・移管の状況は別に確認します。同条例・第5～8条

確認するなら、「このファイルの保存期間は満了していますが、廃棄済みですか。廃棄した場合、その日と記録の名称を教えてください」と聞くと、知りたい点が伝わります。歴史資料として保存する扱いなら、移管先や閲覧の窓口を確認します。

兵庫県の案内では、県議会、公安委員会・警察本部、県の関係法人の管理簿は、それぞれ別の掲載先へ案内されています。県の仕事に関わる資料でも、保有者が同じとは限りません。

議事録がなくても、別の資料で分かることがある

ここからは架空の例です。「4月に開かれた意見交換会の議事録」を請求し、議事録は作成していないと回答されたとします。

目的が「その会議で何をしたのかを知ること」なら、次の資料の保有状況を相談できます。

メールや電子ファイルも、組織的に用い、保有しているなどの条件を満たせば、確認対象になり得ます。ただし、メールなら全て公文書になるわけではありません。

問い合わせは、たとえば次のように伝えられます。

○月○日の決定通知で、○○意見交換会の議事録は作成していないと分かりました。同会議の開催通知、次第、配付資料、結果報告を保有しているか確認したいです。文書名と担当課が分かれば教えてください。

この例は、別の資料が実在すると保証するものではありません。また、開催通知で分かるのは主に予定、出席者一覧で分かるのは名簿上の参加者です。それだけで当日の発言内容まで確認できたことにはなりません。

探し直しと審査請求は、目的も期限も別に考える

別の文書を探すのは、知りたい事実に近づくためです。一方、不存在とした決定そのものに不服がある場合は、その決定を見直してもらう手続きが問題になります。

たとえば、同じ文書名が別の公表資料に出ている、管理簿に掲載されているのに理由の説明が合わない、といった具体的な食い違いがあれば、文書名、日付、掲載箇所を整理します。「あるはずだ」という印象だけより、確かめる点が明瞭になります。

兵庫県は、公開請求に対する決定について、行政不服審査法に基づく審査請求を案内しています。手続きや期限は、決定通知書の案内と適用される法令で確認してください。兵庫県の審査請求の案内・記載例

担当課への問い合わせや別文書の請求をしても、それだけで元の決定に対する不服申立ての期限が延びるわけではありません。決定を争うことも考えている場合は、資料を探し直す作業と並行して期限を確認しておきます。

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確認資料

• 兵庫県「公文書目録検索システム」
• 兵庫県「公文書ファイル管理簿」
• 兵庫県「公文書等の管理に関する条例」（第2条、第5～8条）
• 兵庫県「公文書の公開の手続」
• 兵庫県「公開決定・非公開決定・公開請求に係る不作為に対する審査請求」

執筆・検証：カネさん（政経プラスチャンネル運営）＋ ChatGPT